# Gastos y facturas de proveedores con CFDI: XML, PDF y tickets, cómo ordenarlos

> Por qué registrar desde el XML, qué revisar del CFDI, cuándo un gasto es deducible, pendiente de factura o no deducible, y cómo separar lo operativo de la mercancía.

Fuente: https://nodriza.mx/guias/gastos-y-facturas-de-proveedores-con-cfdi · Actualizado: 2026-10-27

## ¿Cómo se ordenan los gastos y facturas de proveedores con CFDI?

Para ordenar los gastos de una empresa, registra cada uno desde su XML del SAT y no desde el PDF, revisa que el RFC receptor sea el de tu empresa, evita duplicar el UUID, separa el gasto operativo de la compra de mercancía con orden de compra y marca como pendientes de factura los tickets que todavía pueden facturarse.

## XML, PDF y ticket no son lo mismo

Registrar desde el XML evita errores de captura: importes, impuestos, UUID y RFC salen tal cual los timbró el SAT.

| Documento | Qué es | Para qué sirve |
| --- | --- | --- |
| XML | El CFDI timbrado por el SAT | Es la factura con valor fiscal |
| PDF | La representación impresa del CFDI | Leerla; no sustituye al XML |
| Ticket | Comprobante de la compra, sin CFDI | Pedir la factura, si es facturable |
| Invoice extranjero | Factura de un proveedor sin RFC mexicano | Soporte del gasto con otros requisitos |

## Qué revisar de cada CFDI

- RFC del receptor: debe ser el de tu empresa. Si es de otra razón social, no es tu gasto.
- RFC y nombre del emisor: el proveedor.
- UUID: el folio fiscal. Si ya lo registraste, es un duplicado.
- Uso de CFDI, método de pago (PUE o PPD) y forma de pago.
- Subtotal, descuento, IVA trasladado con su tasa y retenciones de ISR e IVA.
- Las claves de producto o servicio de cada concepto.

## Deducible, pendiente o no deducible

Además del CFDI, la Ley del ISR (artículo 27) pide, entre otros requisitos, que el gasto sea estrictamente indispensable y que los pagos de más de $2,000 se hagan por transferencia, cheque nominativo, tarjeta o monedero electrónico. Los combustibles se pagan siempre por esos medios para poder deducirlos.

| Estatus | Cuándo | Qué hacer |
| --- | --- | --- |
| Deducible | XML a nombre de tu empresa | Registrar y autorizar |
| Pendiente de factura | Ticket que todavía se puede facturar | Pedir la factura antes de que venza el plazo del comercio |
| No deducible | Nota simple, o XML a nombre de otro RFC | Revisar con quien lo mandó |

## Operativo o mercancía

No todos los gastos siguen el mismo camino. Gasolina, casetas, luz, agua, telefonía, transporte o paquetería son gastos operativos: se autorizan y se registran. La compra de mercancía para inventario es distinta: debe coincidir con una orden de compra y con lo que recibió el almacén antes de convertirse en cuenta por pagar.

Las claves del catálogo de productos y servicios del SAT ayudan a separarlos. Por ejemplo, las de combustibles empiezan con 1510. Si el correo cita una orden de compra, o el proveedor tiene órdenes abiertas, lo más probable es que sea mercancía.

## La regla de las tres piezas para mercancía

Crear la cuenta por pagar antes de la recepción es la forma más común de pagar mercancía que no llegó.

1. **Orden de compra.** Lo que pediste, a qué precio.
2. **Recepción.** Lo que el almacén confirmó que llegó.
3. **Factura.** Lo que el proveedor te cobra. Debe coincidir con las otras dos; si excede la OC, alerta.

## Grupos con varias razones sociales

En grupos empresariales es frecuente que un proveedor facture a nombre de la empresa hermana. Ese gasto no es deducible para quien lo recibió: hay que moverlo, con su XML y su PDF, a la empresa a cuyo nombre está.

## Cómo lo hace Bruno

Bruno, el tripulante de egresos de Nodriza, lee el XML sin IA y las fotos de tickets con IA, marca el estatus fiscal, sugiere el centro de costos, separa operativo de mercancía por las claves SAT y las OC, liga el gasto al proveedor del ERP y revisa si ya es una cuenta por pagar. No duplica un UUID, alerta si la factura excede la OC y mueve a la empresa hermana lo que le corresponde. Cada gasto lo autoriza una persona en el mismo clic que lo inserta en el ERP.

## Preguntas frecuentes

### ¿El PDF de una factura sirve para deducir?

No por sí solo. La factura con valor fiscal es el XML timbrado; el PDF es solo su representación impresa.

### ¿Qué pasa si recibo un CFDI a nombre de otra empresa?

No es deducible para tu empresa. Pide al proveedor que lo cancele y lo vuelva a emitir, o, si es de una empresa de tu grupo, muévelo a ella.

### ¿Qué es el UUID de una factura?

Es el folio fiscal que asigna el timbrado. Es único: dos XML con el mismo UUID son la misma factura.

_Orientación operativa, no asesoría fiscal. La deducibilidad de cada gasto la confirma tu contador con base en la ley vigente._

Soluciones relacionadas: [Conciliación](https://nodriza.mx/soluciones/conciliacion).

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