¿Cómo se concilia un depósito SPEI con sus facturas?
Para conciliar un depósito SPEI, primero identifica al cliente: por la factura que cita el concepto, el RFC del ordenante, una libreta de alias o el comprobante que envió. Después decide qué facturas liquida: el folio citado, la factura con saldo exacto, la combinación exacta de saldos o, si nada cuadra, un abono a la factura más antigua.
Qué trae un depósito en tu extracto
Cada banco exporta el extracto con columnas distintas, pero un depósito SPEI suele traer lo mismo: fecha, importe, un concepto de pago que escribe quien transfiere, una referencia numérica corta, la clave de rastreo y, según el banco, el nombre o el RFC del ordenante.
La clave de rastreo identifica la transferencia de forma única: con ella, la fecha, el importe y los bancos, cualquiera puede descargar el Comprobante Electrónico de Pago (CEP) en el sitio de Banxico. El concepto y la referencia, en cambio, son texto libre: a veces traen el folio de la factura y a veces nada útil.
Paso 1: identificar al cliente
Usa la evidencia en este orden, de la más confiable a la menos:
| Evidencia | Confiabilidad | Cuándo falla |
|---|---|---|
| Folio de factura citado en el concepto | Muy alta | Cuando el cliente cita mal el folio o paga varias y cita una |
| RFC del ordenante | Alta | Cuando varias sucursales comparten RFC o paga un tercero |
| Libreta de alias (lo que ya identificaste antes) | Alta | Cuando el alias es genérico, como «PAGO PROVEEDOR» |
| Comprobante enviado por correo (mismo importe y fecha) | Media | Cuando hay dos pagos iguales el mismo día |
| Nombre del ordenante | Baja | Abreviaturas, razones sociales parecidas, pagos de terceros |
El caso difícil: sucursales con el mismo RFC
Muchas cadenas pagan con un solo RFC para todas sus tiendas, pero cada tienda es un cliente distinto en tu ERP. Si el concepto no cita la factura, la única forma segura de saber qué sucursal pagó es el importe: la sucursal correcta es la única que tiene una factura, o una combinación de facturas, por exactamente ese importe.
Si ninguna o más de una cumple, no adivines. Deja el depósito como «RFC identificado, sucursal pendiente» hasta que alguien indique la factura. Un depósito aplicado a la sucursal equivocada genera dos problemas: una cartera que no cuadra y un recordatorio de cobro a quien sí pagó.
Paso 2: decidir qué facturas liquida
- 01Folio citado. Si el concepto cita facturas, propón solo esas. Si ya están saldadas, el depósito probablemente ya se registró: no lo abones a otra.
- 02Saldo exacto. Una factura del cliente con saldo igual al depósito.
- 03Combinación exacta. Varias facturas del cliente cuyos saldos suman exactamente el depósito.
- 04Abono a la más antigua. Si nada cuadra, aplica a la factura más antigua primero (FIFO) y deja el resto como abono.
Antes de aplicar: tres revisiones
- ¿Ya está registrado? Busca en el ERP un recibo del mismo cliente por el mismo importe y fecha. Si existe, el depósito se verifica, no se vuelve a aplicar.
- ¿El saldo sigue igual? Revalida el saldo de las facturas justo antes de aplicar; alguien pudo haberlas tocado desde que preparaste la propuesta.
- ¿Diferencia de centavos? Define una tolerancia (por ejemplo, un centavo) para dar por saldada una factura por redondeo.
Un comprobante no es un depósito
El comprobante que manda el cliente por correo ayuda a identificar el depósito, pero no prueba que el dinero llegó: puede ser una transferencia programada, rechazada o, en el peor caso, un documento alterado. Aplica el pago solo cuando el depósito aparezca en tu extracto. Si tienes dudas, valida la clave de rastreo con el CEP de Banxico.
El complemento de pago
Si la factura se emitió con método de pago PPD (pago en parcialidades o diferido), al recibir el pago debes emitir un CFDI con complemento para recepción de pagos. Según la Resolución Miscelánea Fiscal, se emite a más tardar el día 5 del mes siguiente al pago. Conciliar a tiempo es lo que permite cumplir ese plazo.
Cómo lo hace Silvia
Silvia, la tripulante de conciliación de Nodriza, lee el extracto de cualquier banco en CSV, Excel o PDF, sigue este mismo orden de evidencia, resuelve sucursales por importe exacto sin adivinar y propone la aplicación. Revisa en el ERP si ya existe el recibo y revalida el saldo antes de aplicar. La aplicación la confirma una persona con un clic.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la clave de rastreo de un SPEI?
Es el identificador único de la transferencia. Con ella, la fecha, el importe y los bancos se descarga el Comprobante Electrónico de Pago (CEP) en el sitio de Banxico.
¿Qué hago si un cliente paga varias facturas con un solo depósito?
Busca la combinación de facturas del cliente cuyos saldos suman exactamente el depósito. Si no existe, aplica primero a la más antigua y deja el resto como abono.
¿Puedo aplicar un pago con el comprobante que me mandó el cliente?
No es recomendable. El comprobante ayuda a identificar el depósito, pero el pago se aplica cuando el dinero aparece en tu extracto.
Orientación operativa, no asesoría fiscal. Confirma los plazos y requisitos del complemento de pago con tu contador.