Cómo convertir órdenes de compra del correo en cotizaciones del ERP sin capturarlas

Lo que cuesta capturar a mano

Capturar una orden de compra es abrir el adjunto, buscar al cliente en el ERP, buscar cada producto, revisar que el precio sea el de su lista y teclear cantidades. Con 30 partidas son fácilmente 20 o 30 minutos, y cada partida es una oportunidad de error. Multiplica por las órdenes del día y tienes a una persona dedicada solo a capturar.

Paso 1: leer el documento

Las órdenes llegan de tres formas: PDF con texto (el más fácil), PDF escaneado o foto (necesita reconocimiento de texto) y Excel. Un modelo de lenguaje puede leer los tres y devolver una tabla de partidas con clave, descripción, cantidad, unidad y precio si viene. La clave es guardar lo que dice el documento tal cual, sin «corregirlo», para poder compararlo después.

Paso 2: identificar al cliente

Si el cliente tiene sucursales en el ERP, la memoria de remitente y prefijo es lo que evita elegir la equivocada cada vez.

• El RFC impreso en el documento, si viene.
• Lo que tu vendedor ya validó antes: el remitente y el prefijo de la OC (por ejemplo, todas las «ODC-DPM-…» de ese remitente son de la misma sucursal).
• El dominio del correo del remitente.
• El nombre de la empresa, como último recurso.

Paso 3: resolver cada partida

1. 01Clave exacta. Si la clave del documento existe en tu catálogo, es esa.
2. 02Memoria del cliente. Si tu vendedor ya ligó esa descripción a un producto para ese cliente, se usa de nuevo.
3. 03Descripción. Si no hay clave («-» o en blanco), se busca por descripción y se propone; lo dudoso queda marcado para que lo elija una persona.

Paso 4: el precio es el de tu política

El precio de cada partida debe salir de la política de precios de tu ERP para ese cliente, no del documento. Si el cliente puso otro precio en su orden, guárdalo aparte para señalar la diferencia, pero no lo uses. Así nadie vende por debajo de la lista sin darse cuenta.

Paso 5: no capturar dos veces la misma orden

Los compradores reenvían órdenes, las mandan a dos vendedores o las capturan directo en tu portal. Antes de dejar una orden por confirmar, búscala en el ERP: como cotización, como pedido o como factura no cancelada, por número de OC y cliente. Si no aparece por número, compara el mismo cliente con el mismo subtotal en los días recientes. Si ya existe, márcala como «ya en ERP» con su folio.

Paso 6: crear en el ERP con un clic

Cuando cliente y partidas están resueltos al 100 %, la cotización se crea con el procedimiento de inserción de tu ERP: cliente, almacén, moneda, número de OC, quién lo solicitó, observaciones y las partidas. Ese clic lo da una persona, y un candado impide crearla dos veces si alguien da doble clic.

Manual contra automatizado

Cómo lo hace Mateo

Mateo, el tripulante de cotizaciones de Nodriza, hace estos seis pasos. Lo que no está en el ERP lo simula solo y, si todo cuadra, lo marca «Lista para ERP». Crear la cotización sigue siendo un clic de una persona, y la respuesta al cliente la redacta con el estilo del vendedor, por confirmar.