¿Cómo se ordenan los gastos y facturas de proveedores con CFDI?
Para ordenar los gastos de una empresa, registra cada uno desde su XML del SAT y no desde el PDF, revisa que el RFC receptor sea el de tu empresa, evita duplicar el UUID, separa el gasto operativo de la compra de mercancía con orden de compra y marca como pendientes de factura los tickets que todavía pueden facturarse.
XML, PDF y ticket no son lo mismo
Registrar desde el XML evita errores de captura: importes, impuestos, UUID y RFC salen tal cual los timbró el SAT.
| Documento | Qué es | Para qué sirve |
|---|---|---|
| XML | El CFDI timbrado por el SAT | Es la factura con valor fiscal |
| La representación impresa del CFDI | Leerla; no sustituye al XML | |
| Ticket | Comprobante de la compra, sin CFDI | Pedir la factura, si es facturable |
| Invoice extranjero | Factura de un proveedor sin RFC mexicano | Soporte del gasto con otros requisitos |
Qué revisar de cada CFDI
- RFC del receptor: debe ser el de tu empresa. Si es de otra razón social, no es tu gasto.
- RFC y nombre del emisor: el proveedor.
- UUID: el folio fiscal. Si ya lo registraste, es un duplicado.
- Uso de CFDI, método de pago (PUE o PPD) y forma de pago.
- Subtotal, descuento, IVA trasladado con su tasa y retenciones de ISR e IVA.
- Las claves de producto o servicio de cada concepto.
Deducible, pendiente o no deducible
Además del CFDI, la Ley del ISR (artículo 27) pide, entre otros requisitos, que el gasto sea estrictamente indispensable y que los pagos de más de $2,000 se hagan por transferencia, cheque nominativo, tarjeta o monedero electrónico. Los combustibles se pagan siempre por esos medios para poder deducirlos.
| Estatus | Cuándo | Qué hacer |
|---|---|---|
| Deducible | XML a nombre de tu empresa | Registrar y autorizar |
| Pendiente de factura | Ticket que todavía se puede facturar | Pedir la factura antes de que venza el plazo del comercio |
| No deducible | Nota simple, o XML a nombre de otro RFC | Revisar con quien lo mandó |
Operativo o mercancía
No todos los gastos siguen el mismo camino. Gasolina, casetas, luz, agua, telefonía, transporte o paquetería son gastos operativos: se autorizan y se registran. La compra de mercancía para inventario es distinta: debe coincidir con una orden de compra y con lo que recibió el almacén antes de convertirse en cuenta por pagar.
Las claves del catálogo de productos y servicios del SAT ayudan a separarlos. Por ejemplo, las de combustibles empiezan con 1510. Si el correo cita una orden de compra, o el proveedor tiene órdenes abiertas, lo más probable es que sea mercancía.
La regla de las tres piezas para mercancía
Crear la cuenta por pagar antes de la recepción es la forma más común de pagar mercancía que no llegó.
- 01Orden de compra. Lo que pediste, a qué precio.
- 02Recepción. Lo que el almacén confirmó que llegó.
- 03Factura. Lo que el proveedor te cobra. Debe coincidir con las otras dos; si excede la OC, alerta.
Grupos con varias razones sociales
En grupos empresariales es frecuente que un proveedor facture a nombre de la empresa hermana. Ese gasto no es deducible para quien lo recibió: hay que moverlo, con su XML y su PDF, a la empresa a cuyo nombre está.
Cómo lo hace Bruno
Bruno, el tripulante de egresos de Nodriza, lee el XML sin IA y las fotos de tickets con IA, marca el estatus fiscal, sugiere el centro de costos, separa operativo de mercancía por las claves SAT y las OC, liga el gasto al proveedor del ERP y revisa si ya es una cuenta por pagar. No duplica un UUID, alerta si la factura excede la OC y mueve a la empresa hermana lo que le corresponde. Cada gasto lo autoriza una persona en el mismo clic que lo inserta en el ERP.
Preguntas frecuentes
¿El PDF de una factura sirve para deducir?
No por sí solo. La factura con valor fiscal es el XML timbrado; el PDF es solo su representación impresa.
¿Qué pasa si recibo un CFDI a nombre de otra empresa?
No es deducible para tu empresa. Pide al proveedor que lo cancele y lo vuelva a emitir, o, si es de una empresa de tu grupo, muévelo a ella.
¿Qué es el UUID de una factura?
Es el folio fiscal que asigna el timbrado. Es único: dos XML con el mismo UUID son la misma factura.
Orientación operativa, no asesoría fiscal. La deducibilidad de cada gasto la confirma tu contador con base en la ley vigente.